Criar um lançamento no Contas a Pagar e Receber

O menu do Contas a Pagar/Receber organiza e exibe lançamentos, previstos ou realizados, de obrigações financeiras assumidas pelo seu negócio e lançamentos que entrarão no fluxo de caixa de sua empresa de maneira eficiente, prática e segura.

Por isso, cadastrar corretamente os pagamentos/recebimentos é fundamental para controlar a situação financeira e planejar o futuro de sua empresa, além de essencial para fazer a conciliação bancária. 

Além disso, todos os relatórios financeiros se baseiam de alguma forma nos lançamentos de Contas a Pagar e Receber cadastrados.

Você pode lançar uma Conta a Pagar/Receber normal, parcelada, recorrente e ainda informar os impostos caso tenham incidência, classificar seus lançamentos, anexar documentos, receber alertas, gerar relatórios diversos e ainda conciliar as contas pagas/recebidas com o seu movimento bancário.

Para cadastrar um lançamento em seu Contas a Pagar ou Receber, acesse o menu Movimentações e, após, clique em Contas a Pagar/Receber:

Após, clique na opção Nova para ser direcionado a uma nova tela para preenchimento de seu lançamento.

Nesta tela será exibido um status ágil e indicativo sobre seu lançamento, possuindo três fases diferentes:

- Não Paga/Recebida: todos os lançamentos iniciam por padrão com este status e permanecem com o mesmo até que seja confirmado o pagamento/recebimento do mesmo;

- Paga/Recebida: ao confirmar o pagamento/recebimento do lançamento, o mesmo exibirá este status;

- Conciliada: após a confirmação de pagamento/recebimento e também tendo sido conciliado com o seu extrato bancário, este será seu status.

• Normal, Parcelada ou Recorrente: refere-se a sazonalidade de vencimento, sendo elas:

- Conta Normal: são lançamentos que vencem apenas uma vez e não se repetem como, por exemplo, a compra/venda de um equipamento à vista. 

- Conta Recorrente: são lançamentos que vencem uma vez por período e indefinidamente, ou seja, iniciam, mas não possuem uma data de fim. Estas podem ser semanais, quinzenais, mensais, bimestrais, trimestrais, semestrais ou anuais como, por exemplo, aluguel, conta de luz, condomínio, contrato sem vigência, etc.

- Conta Parcelada: são lançamentos que possuem um número fixo de vencimentos pré-estipulados. As parcelas podem ser semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, semestrais ou anuais como, por exemplo, a compra/venda de um computador, contrato com vigência, projetos, etc.

• Existem Impostos?: caso você selecione Sim, novos campos para preenchimento serão exibidos (saiba mais em Informar impostos no Contas a Pagar e Receber):

• Valor a Pagar/Receber: é o valor do item ou serviço que foi/será adquirido ou comercializado;

• Opção Já Pago/Recebido: ao marcar este campo, o seu lançamento será considerado Pago/Recebido no Financeiro.

  Selecionando esta opção, novos campos serão exibidos em tela, possibilitando a definição de valores para os campos Multa, Juros, Desconto, Data de Pagamento/Recebimento (campo obrigatório, necessitando ser anterior à data corrente) e Total Pago/Recebido (que calculará automaticamente os valores informados nos campos anteriores):

• Descrição: neste campo você deve descrever brevemente seu lançamento de uma forma que você o identifique posteriormente;
• Vencimento: é a data na qual o pagamento/recebimento é planejado para ser pago/recebido sem acrescimento de juros, multas e/ou descontos;
• Opção Alerte-me: ao selecionar esta opção, o usuário que cadastrar o lançamento receberá em seu e-mail um lembrete de que este lançamento vencerá. Este lembrete será encaminhado um dia antes da data do vencimento informada no campo Vencimento;
• Categoria: é utilizado para agrupar os pagamentos/recebimentos em vários relatórios, como no Relatório Dinâmico (saiba mais em Relatório Dinâmico: DRE). Exemplo: a subcategoria "Materiais de Informática" localiza-se na categoria "Despesas Gerais" (saiba mais em Cadastrar as Categorias e Subcategorias);
• Documento: você poderá informar o número de nota fiscal, fatura ou outra identificação única do lançamento;
• Data do Documento: é a data em que o documento do lançamento foi gerado;
• Pagar/Receber via: usado para indicar qual conta financeira será usada para realizar o pagamento/recebimento deste lançamento e, posteriormente, conciliar com seu movimento correspondente.
• Fornecedor/Cliente: você pode informar o nome do fornecedor/cliente do produto/serviço deste lançamento;

• Centro de Custo: caso existam, este é utilizado para indicar quanto e qual setor/departamento da empresa gastou/recebeu, e você pode informá-lo para melhor identificar os pagamentos/recebimentos em sua empresa. É um campo utilizado para agrupar e filtrar resultados em diversos relatórios (saiba mais em Cadastrar Centro de Custos e Receitas);
• Mês de Competência: é o mês onde a despesa/receita ocorreu, não importando sua data de pagamento/recebimento;
• Observação: campo onde é possível diferenciar da melhor forma o que está relacionado ao lançamento, de qualquer espécie.

Após cadastrar as informações de seu novo lançamento, clique no botão Salvar localizado ao lado direito da tela para salvar seu registro.

Caso preferir, você também poderá realizar outras ações passando o cursor sobre o ícone de flecha, no botão Salvar, que exibirá:

• Salvar e Voltar: ao selecionar o lançamento em tela será salvo e, após, será exibido o painel de movimentações de Contas a Pagar/Receber;
• Salvar e criar outra: clicando nesta opção será salvo o lançamento em tela e, após, serão limpos os dados preenchidos para que possa criar um novo lançamento.

Logo após as opções salvar seu lançamento, você também observará as opções para:

• Anexar arquivo: você poderá adicionar ao lançamento múltiplos formatos de documentos e arquivos (como notas fiscais, recibos, boletos bancários e até fotos) de acordo com o limite de armazenamento previsto em seu plano.

Saiba mais em Anexar arquivo a partir de um lançamento e em Anexar Arquivos;

• Voltar para Contas a Pagar/Receber: clicando neste, você retornará ao painel de Movimentações do Contas a Pagar/Receber:

• Pagar/Receber: ao selecionar este, será exibido uma tela para que você informe as condições do pagamento/recebimento do lançamento:

- Juros, multa e/ou desconto: caso tenha um ou mais destes, informe em seus campos correspondentes;

- Data do pagamento/recebimento: informe a data em que foi realizado o pagamento/recebimento. Esta data deve ser anterior à data corrente (campo de preenchimento obrigatório);

- Pagar via: você pode informar onde ocorreu a movimentação do pagamento/recebimento;

- Anexar arquivo: é possível anexar arquivos (comprovantes, recibos etc).

Após informar os dados sobre o pagamento/recebimento, clique em Confirmar Pagamento/Recebimento.

Para informar o pagamento/recebimento e realizar a conciliação deste lançamento de uma única vez, clique em Confirmar Pagamento/Recebimento e Conciliar e você será redirecionado para a tela de Conciliação Bancária:

• Clonar: selecionando esta ação, você poderá criar um lançamento idêntico ao que se encontra.

Este recurso visa reduzir o tempo de preenchimento de lançamentos semelhantes, pois é possível alterar qualquer dado do mesmo para a realidade atual (como data de vencimento, descrição, etc) ou deixar as informações como o original (categorias, centro de custo/receita, etc).

Para que este lançamento clonado seja válido é necessário Salvar o mesmo (saiba mais em Clonar uma Conta a Pagar e Receber);

• Excluir: ao selecionar esta ação uma janela de confirmação da exclusão do registro será exibida, clique em Ok para seu lançamento ser excluído.

Saiba mais em Excluir uma Conta a Pagar e Receber);

• Nova Conta a Pagar/Receber: selecionando esta ação, os campos em tela ficam em branco para a criação de um novo lançamento: