Configurações iniciais
O administrador da conta LetsSign pode possuir diversos modelos de contratos em formato Word ou PDF, nos quais existem campos que variam contrato a contrato.
O primeiro passo do administrador da conta LetsSign é substituir, nos modelos de contrato da empresa, estes campos por variáveis (tags) listadas pelo LetsSign. Veja um exemplo abaixo:
Pode-se criar e customizar quantos dados variáveis forem necessários.
⚠️ Importante
O LetsSign não oferece modelos de contrato padrão. Você deve utilizar e construir o seu próprio modelo de acordo com os já utilizados pela sua empresa.
As tags podem ser acessadas em Preferências > Modelos de Documentos > Dicionário de Tags:
💡Dica
Conte com o suporte do LetsSign para inserir corretamente as tags em seus contratos, tenha acesso ao dicionário de tags, vídeos de ajuda para suas dúvidas de automação e muito mais.
Basta clicar em Suporte, na parte superior da tela inicial (ícone de fones de ouvido) ou clique aqui:
O administrador enviará este arquivo de modelo de contrato já com as tags para a plataforma LetsSign através do menu Preferências > Modelos de Documentos > Envio modelo:
O administrador poderá personalizar o nome do modelo de contrato, categorias e grupos dentro da empresa que terão acesso ao documento (como por exemplo o RH, Administrativo, Financeiro etc), limitando seu acesso e também localizando mais assertivamente o modelo desejado. Após, clique em Próximo Passo:
Já na próxima etapa, o administrador caso deseje pode optar por detalhes sobre as partes identificadas automaticamente no documento enviado, como deixar letras todas em maiúsculo, constar endereço e CNPJ, por exemplo. Após, clique em Próximo Passo:
O administrador deverá realizar a automação dessas variáveis com perguntas/formulários para que sua equipe acesse, futuramente, este modelo de contrato e apenas responda perguntas e orientações para compor o documento.
Por exemplo: se a tag chama-se NomeContratado, qual pergunta você quer que o LetsSign faça para o usuário comum (quem é o responsável pelos contratos no Administrativo, por exemplo)?
Desta forma, em vez do responsável precisar, a cada novo contrato, acessar o modelo de arquivo do Word e editar manualmente (com risco de apagar cláusulas, informar dados incorretos etc), apenas responda perguntas preestabelecidas que construirão o novo contrato:
Ao final da página, cria-se o modelo que estará disponível para utilização pelos usuários da sua empresa no LetsSign. Para editar o modelo, basta alterá-lo e envia-lo novamente para o site.
Pronto!